Ефективността на управление на физически архиви на компанията зависи от въвеждането на инструменти и методиВажно е да се компания, като се грижат за своите документи. Много повече, отколкото просто законно право, да се спазват, архивиране, това е необходимост. Неговото добро управление отговаря на реалните икономически проблеми.
Поддържане на архив на текущи, междинни и управление на архивите окончателни отношение на две служби, не емайл с фигури и се съгласуват помежду си: архив на отдел и архив.
Като такъв, архивиране на документи е процедура, която може да се окаже по-бързо, по-трудно, ако правилата и добрите практики, ако те не се спазват, както по отношение на сортиране и съхранение. Независимо от формата или от дейността на дружеството управление на архивите е необходимост. Тя не упражнява по този начин, наистина, добре, че той се основава на действия, априори са прости: цел архивиране, тъй като, от една страна, да поддържат и съхраняват документи на дружеството, в добро състояние, от друга страна, да възстанови или да ги възстанови във всяко време. Това е нещо, защо, той не се свежда до просто за съхранение с цел спазване на сроковете за съхранение на документи, но и се основава на цялостно управление на архивиране на хартия, която се вписва в политиката на архивиране на ефективен и рационален, от създаването до унищожаване на архиви. Управление архив на текущи и междинни за административни цели, изисква особено инструменти и специфични техники, като се вземат предвид всички ограничения, свързани с управление на документи.
Тази процедура за архивиране изисква повече строгост и логика, тъй като тя включва: управление На физически архиви (и всички архиви, между другото) не успявали.
Да се създаде метод е ефективен и доказан гарантира, наличността, надеждността и целостта на документи. Тази система гарантира подкрепа на документа от създаването на архива. Той предлага много възможности, като например създаване на процедури и права за достъп. Що се отнася до регламент се спазват, съществуват стандарти ISO специфични регистри и по-специално на стандарт ISO 15489, който ни позволява да се гарантира, че в случай на официални документи, стандарт ISO 22310 гарантира, регулиращи тяхното писане, докато стандарт ISO 23081, по отношение на тя, регулиране на запис на данни. Тези стандарти ISO и NF се предават за разглеждане, те нямат задължителен характер и не винаги гарантира най-високо ниво на професионализъм. Това е в замяна с трета страна-архиватор, в неговият опит и разбиране на истинските си потребности, че ще намерите събеседник, което ви трябва.
Архивите, се отнасят до всички документи, създадени или получени от дружеството в рамките на цялата си дейност.
Те, следователно, трябва да бъдат спасени, те се представят на всяка икономическа и социална дейност на фирмата. Що се отнася до техните планини, те са разнообразни: в реалното управление зависи от типа на носител, се съхранява и класифицира, но и на политика за архивиране, предприети от компанията (подходящ за организация и дейност) като определен тип, за всеки архив (теория на три възрасти): Често задавани въпроси, които възникват политика в областта на класифициране и архивиране на документи бизнес класификация на документи предприятието отговаря на правилата, основи, спазвайте, за да се класифицира с предимство, за ефективно и трайно всички документи на предприятието. Един или друг момент, компанията е изправена пред проблем, архивирането и класирането, че тя трябва да управлява, след това, произведени или получени. Оставете протискиваюсь документи едва ли е решение За да намерите здравословна ситуация, има процедури за класификация, обозначени с израз на родова Records Management. Това е инструмент за управление на архивите, която се препоръчва за лечение от момента на тяхното създаване: обхватът Му на действие, като по този начин се ограничава в архива на текущи и междинни, като се вземат предвид: по отношение на норми и правила, за Records Management-това е процес на архивиране и поставяне. На Records Management направи обект през 2001 г на международния стандарт ISO 15489, възобновяване през 2002 г, френска асоциация по стандартизация (AFNOR) под името NF ISO 15489.
Висшия Мениджмънт има за цел по този начин, за регистрация и отчитане на документ, от създаването му, и, следователно, преди процеса на документален филм.
Така че, той включва в походката план за класиране или класификация включва: Това, което отличава класиране на съхранение, това е добре и така, преди горивото в съответствие с плана, класификация, логично и йерархично. Затова е много важно за услугата, отговорен за изпълнението на плана за сортиране, да си зададете правилните въпроси, а именно: класация на архивите често е от основно значение, той каза на първородния и последователни, поради факта, че той трябва да зачита живота архив, и той става по този начин, отражение на дейността на дружеството. За да направите това, класирането се извършва веднага след създаване на архив и не след удар или да се разтоварят куп регистри, които се държат без договор, нито звезди. По отношение на това, как да се класифицира, тя изисква строгост. Тя прекарва метод действа независимо от вида на архива (текущи, междинни, окончателно). Тя се основава на разликата работи върху характера на документи: класиране на бързо и ефективно, когато то се извършва на етапа на производство в архив. По този начин става ясно, че планът рейтинг не импровизира и изисква много изисквания, за да бъдат ефективни.
Затова тя трябва да бъде структурирана по такъв начин, че да се адаптира: Той трябва да се регистрира непрекъснато в перспективата за търсене на документи (както е лесно да се намери документ.) и, следователно, трябва да останат пълни.
Конструктивно, по отношение на класирането работи логично и структурирана. Документи са класифицирани и се разпределят по схемата логично и диференцирани, от общо към частно. Цел включване на всички документи, без да губите точност Нейният комплексен характер се дължи на факта, че той поддържа класифицира всички документи, отразяващи задачи на компанията, нейната дейност. Целият набор от документи, класирани на всякакъв тип носители за съхранение (за съхранение на хартия, снимки, CD-rom, електронни данни) и, Накрая, в страната има три вида план класификация в зависимост от вида на дейност на предприятието, функции и дейности, нейната организация (структура на работата) и по темата. Като архив на предприятието отразяват дейността, предпочитание се дава и от гледна точка на функционалната класификация.
Въпреки това, комбинацията от методи не е възможно при условие, разбира се, не се смесват основите на разделението и да поставите всички папки на същото ниво.
Накрая, успехът на плана за класирането ще зависи от услуга архив, създаден в резултат на перфектното познаване на функционирането на дейност и услуги на компанията, която той управлява. Ето защо изследването предварително-това е необходимо за разработване на план за класирането се извършва"по поръчка". Благодарение на въвеждането на системи за Управление на документи на предприятието за целите на ефективно управление на техните архиви, сега е възможно, за това последно: управление на архивите в рамките на план за класиране ефективен, задължително води до спестяване на време и увеличаване на производителността на бизнеса и намаляване на разходите за управление, които вървят в една посока. Наистина, рейтинг постоянен архив включва придвижване и достъп опростени, като по този начин допринася за развитието на дейността на дружеството. Логиката на архивиране трябва да вземе предвид продължителността на правни съхранение на документи, за да определи времето, през което производителят може да запази своите документи в архива, и да се превърне в един от тези документи, в резултат на този период от време. Книга опис групиране на количеството и цената на елементи на активите и пасивите показания в хода на опис. Голямата книга на сметките, която съдържа писания книга-списание, разпределени в съответствие с плана за сметките на предприятието, за поддържане и удостоверяване на задължителните книги.
